Voici les 7 lignes qu'on retrouve dans la quasi-totalité des devis e-learning d'agence. Ce que chacune signifie, et ce que vous avez le droit de vérifier avant de signer.
C'est souvent la ligne la plus chère et la plus floue. Elle regroupe en réalité deux métiers distincts que beaucoup de devis ne séparent pas. L'ingénieur pédagogique analyse vos besoins, définit les objectifs d'apprentissage et conçoit l'architecture du parcours. C'est le travail en amont, celui qui transforme vos contenus bruts en structure pédagogique cohérente.
Le concepteur pédagogique prend cette structure et la produit dans un outil auteur. C'est là que le coût peut varier du simple au triple, selon l'outil choisi.
Si le prestataire travaille sur Storyline qui fait partie de la suite Articulate360, imaginez un PowerPoint rendu entièrement interactif : voix off, sons, animations, activités cliquables, scénarios ramifiés. C'est très puissant.Mais un module de 20 minutes peut représenter 30 à 40 heures de travail, sans compter les allers-retours. Le coût suit.
Si le prestataire travaille sur Rise (aussi dans la suite Articulate) ou sur l'outil auteur natif de LearnWorlds, le temps de production est divisé par deux à trois. Le résultat est différent (moins d'interactivité complexe) mais pour la grande majorité des projets de formation, c'est parfaitement adapté.
Ce que vous devez demander : quel outil auteur est utilisé, et pourquoi ce choix pour votre projet spécifiquement ?
Ce poste couvre les illustrations, les icônes, la mise en page des écrans, les animations légères. C'est un vrai poste de valeur. Un module visuellement soigné réduit le taux d'abandon et renforce l'image de votre organisation.
3 500 euros ici peut tout à fait se justifier si le travail graphique est réel et aligné avec votre charte.
Le signal d'alerte : si on vous facture de la "création graphique sur-mesure" et que derrière vous reconnaissez des templates Canva standards ou des icônes Flaticon sans personnalisation, c'est problématique. Les librairies de ressources ont un coût normal, mais elles ne valent pas une production sur-mesure.
Ce que vous devez demander : des exemples de livrables graphiques sur des projets similaires.
La vidéo est souvent le poste qui fait le plus peur, et pourtant c'est là où vous pouvez faire des choix très différents selon ce que vous voulez vraiment.
6 000 euros pour de la vidéo pédagogique, ça peut représenter une journée de tournage avec une équipe complète en studio, post-production incluse. C'est un choix légitime dans certains contextes.
En e-learning, le format pédagogique compte souvent plus que la qualité de production. Une vidéo face caméra bien préparée, bien éclairée, bien montée, avec un son propre. C'est ce dont la plupart des apprenants ont besoin, pas de cinéma.
Ce que vous devez demander : quel format de vidéo, est-ce que c'est livré en rushs bruts ou en vidéo montée, et est-ce que ce niveau de production correspond réellement à votre besoin et à votre audience.
Ce poste couvre la mise en place technique : intégrer les modules dans la plateforme, créer les parcours, paramétrer les accès, les évaluations, les certificats.
Ce qu'il faut comprendre : le coût varie radicalement selon le LMS choisi.
Sur LearnWorlds, Reach360, Teachable, Podia.... on parle de configuration guidée (accessible, rapide, sans compétences techniques avancées. Sur Moodle avec du développement spécifique (plugins sur-mesure, configuration serveur, logique DSI) vous pouvez facilement dépasser ce montant, et dans certains cas aller bien au-delà.
Notez aussi que ce poste n'est pas toujours inclus dans un devis de conception. Certains prestataires le facturent séparément. Vérifiez si c'est le cas avant de comparer des devis entre eux.
C'est le coût annuel de votre plateforme. Et c'est souvent le poste qui réserve les mauvaises surprises.
Quelques repères concrets pour évaluer ce chiffre :
- Certains outils comme Learnibox ou TeachUp fonctionnent avec une facturation au nombre d'apprenants actifs. Ça paraît abordable au démarrage, ça peut monter très vite selon votre volume.
- Les solutions Moodle hébergées sur des serveurs dédiés (avec maintenance, sécurité, mises à jour) représentent généralement entre 20 000 et 70 000 euros par an selon la configuration. C'est un choix qui peut se justifier pour des structures qui atteignent un certain volume de formation. En dessous d'un million d'euros de chiffre d'affaires pour un organisme de formation, c'est souvent surdimensionné.
- LearnWorlds, qui couvre la quasi-totalité des besoins d'un organisme de formation ou d'une PME, représente entre 1 200 et 3 000 euros par an selon le plan choisi.
Même fonctionnalité essentielle, mais pas le même ticket d'entrée.
Ce poste a une vraie valeur, soyons clairs là-dessus. Un projet e-learning sans pilotage dérive. Délais non tenus, versions qui se multiplient, malentendus sur les livrables. La gestion de projet, c'est ce qui tient le tout ensemble.
Les prestataires e-learning facturent généralement entre 70 et 80 euros de l'heure. Sans cadre des allers-retours, ce poste peut doubler en cours de projet sans que vous vous en rendiez compte.
Le signal d'alerte : si ce poste dépasse 15% du budget total et que vous ne pouvez pas obtenir le détail (combien de réunions, quels livrables de suivi, quels jalons) c'est une conversation à avoir avant de signer.
C'est le poste le plus dangereux, parce qu'il est souvent absent des devis.
Si vous travaillez avec un prestataire au forfait et que les révisions ne sont pas définies contractuellement, deux scénarios possibles : soit le prestataire absorbe tout et accumule les tensions, soit il ajoute des heures en fin de projet que vous n'aviez pas anticipées.
Si vous travaillez à la régie (facturation à l'heure), chaque aller-retour supplémentaire se facture. 50 allers-retours de plus sur un projet, c'est potentiellement plusieurs milliers d'euros non prévus.
La règle qu'on applique sur tous nos projets : 3 tours de révision maximum, définis dans le contrat, sur la base d'un brief validé en amont. Tout ce qui sort de ce cadre est chiffré séparément, de façon transparente. Ça protège tout le monde.
